Понятие и основное применение корпоративных кредитных карт
Расчеты с использованием пластиковых карт давно получили свою популярность в России. Удобство их заключается в том, что держатель может мгновенно в любой момент осуществлять любые платежи и переводы денежных средств по всему миру. А кредитные карты дают еще и дополнительное преимущество в том, что держатель такой кредитки может выполнить платеж или осуществить перевод средств не только своих, но и заемных банковских. За пользование кредитными средствами он впоследствии должен будет заплатить определенный процент, но некоторые банки предоставляют льготный период, когда средствами можно воспользоваться в рассрочку.
Понятие
Корпоративными считаются такие карты, которые привязываются к расчетному счету юридических лиц. Она может быть только дебетовой либо на ней может быть открыт допустимый кредитный лимит, в который может уходить организация.
Данная карта используется для оплаты имеющихся расходов у компании, образовавшихся в ходе ведения ею своей хозяйственной деятельности. К таким расходам могут быть отнесены:
- оплата накладных;
- оплата транспортных или расходов на командировки сотрудников;
- оплата представительских расходов;
- оплата выставленных счетов.
Однако она не может использоваться для следующих выплат:
- заработной платы своим сотрудникам;
- социальных выплаты.
Но с данной карты могут быть сняты и наличные средства. Таким образом, по ней легко сформировать отчет за любой период об имеющихся расходах компании.
Порядок оформления
Различные банки предоставляют разные интересные предложения по предоставлению корпоративных карт. Но порядок их оформления во всех кредитных организациях сводится к одному и тому же алгоритму. Порядок действий будет следующий:
- Организация должна подписать соглашение с банком о том, что у них будет открыт расчетный счет.
- Дополнительно подписывается соглашение о выпуске и определенном порядке обслуживания корпоративной карты. Здесь выбираются и прописываются основные условия обслуживания, дополнительные услуги, стоимость выбранного обслуживания и порядок оплаты.
- В соглашении о выпуске карты обязательно прописываются сведения обо всех сотрудниках, которые будут иметь доступ к пластику.
- Обязательно нужно создать доверенность на данных лиц о том, что данная компания доверяет им пользование выпущенными картами.
- Сами сотрудники компании, которые получат доступ к использованию пластика, должны написать заявления с просьбой о выпуске для каждого из них данных карт.
- Помимо этого, нужно предоставить стандартный пакет учредительных и организационных документов для открытия счета.
- После изменения своего расчетного счета каждая компания обязана уведомить об этом налоговые органы. На уведомление предоставляется 7 рабочих дней. Если данное требование не соблюсти в установленный срок, налоговые органы могут наложить штраф в размере 5 тысяч рублей.
Возможное количество выпущенных карт, привязанных к одному счету, устанавливается индивидуально каждым банком. Однако многие не ставят конкретные лимиты для привлечения наиболее крупных участников бизнеса.
Преимущества
С помощью использования таких карт организации получают множество преимуществ. Поэтому в последнее время они получают большую популярность среди представителей бизнеса. К основным плюсам использования корпоративного пластика можно отнести следующие моменты:
- Экономия времени сотрудников на получение денежных средств в компании для дальнейшего их использования на расходы хозяйственной деятельности организации.
- Отсутствует необходимость обналичивания денежных средств компании на хозяйственные расходы, экономятся средства на доставку и их хранение.
- Для поездок за границу не требуется открытие валютных счетов, покупка наличной валюты и декларирование ее при пересечении границы. Все средства списываются со счета с учетом конвертации по курсу, установленному банком на день списания средств со счета за границей.
- С помощью использования дополнительных сервисов, таких как установка лимита, можно в реальном времени контролировать затраты, осуществляемые уполномоченными лицами.
- С помощью подключенного мгновенного информирования о списании денежных средств можно получать своевременно информацию о произведенных расходах, а также о балансе счета. Также можно проводить анализ произведенных расходов за определенный период времени.
- С помощью владения данной картой организации могут обойти законодательство относительно наличных расчетов между юридическими лицами, превышающих 100 тысяч рублей по одному договору. Допускаются только безналичные переводы денежных средств, которые, как правило, осуществляются несколько рабочих дней. В этом случае денежные средства приходят мгновенно, а сама процедура перевода средств считается безналичным расчетом, поэтому не имеет законодательно установленных лимитов.
- Карта дает возможность осуществлять покупки через интернет, вводя необходимые данные карты.
- С данным пластиком сотрудники компании получают возможность иметь круглосуточный доступ к денежным средствам, а также возможность получения наличных средств в любое время суток.
- Существует возможность установки лимитов отдельно по каждому сотруднику, по группам, отделам, а также общий лимит на каждого из них.
- Хороший способ сохранить денежные средства от возможной утери, кражи или растраты средств. В любой момент руководитель компании может заблокировать пластик для определенного сотрудника или для всех.
- Данной кредиткой хорошо заменить чековую книжку.
- При отсутствии необходимых средств на счете есть возможность быстро получить кредитный заем у банка в установленном лимите, не оформляя для этого специальный запрос.
- Кроме этого, индивидуально различные банки могут предоставлять дополнительные бонусы и льготы своим клиентам.
За все это удовольствие обязательно придется платить. Однако расходы за обслуживание одной карты обычно сводятся к 1-3 тысячам рублей. А эти расходы бывают значительно ниже, чем заработная плата кассиру, который вынужден принимать денежные средства и выдавать их сотрудникам под отчет.
Отрицательные моменты
Пользователи данной банковской услуги уже выделили основные минусы, связанные с введением корпоративного пластика в своих организациях. К ним относятся следующие моменты:
- Если не установлены лимиты для каждого сотрудника, то возможен перерасход средств, так как работники имеют уверенность, что у них достаточно средств, и не стараются сэкономить там, где это можно.
- Не всегда бывает легко увидеть своевременно нецелевую растрату корпоративных средств сотрудниками. Но данную проблему легко можно решить, установив необходимый контроль над каждым списанием средств.
- Отсутствие льготного периода при открытом возможном кредитном лимите может привести к тому, что компания должна будет выплачивать высокие проценты за пользование средствами банка.
- Дополнительные расходы на обслуживание каждой выпущенной пластиковой кредитки.
- Сложности для бухгалтеров при расчете расходов, произведенных в валюте. Подача налоговой декларации требует документального подтверждения расходов при определенных видах налогообложения. В связи с этим суммы по чекам, полученным за границей, не будут совпадать с суммами по снятию средств из-за различного курса конвертации.
Эти незначительные минусы можно легко исправить, если в компании будут работать профессионалы своего дела, а также будет осуществляться своевременно контроль над всеми расходами, произведенными с корпоративной карты.
Сотрудники должны не только устно подтверждать растрату средств, но всегда предоставлять документальное подтверждение стоимости и необходимости произведенных расходов. В этом случае ни один сотрудник не рискнет потратить деньги компании на свои личные цели.
Понятие и основное применение корпоративных кредитных карт
Расчеты с использованием пластиковых карт давно получили свою популярность в России. Удобство их заключается в том, что держатель может мгновенно в любой момент осуществлять любые платежи и переводы денежных средств по всему миру. А кредитные карты дают еще и дополнительное преимущество в том, что держатель такой кредитки может выполнить платеж или осуществить перевод средств не только своих, но и заемных банковских. За пользование кредитными средствами он впоследствии должен будет заплатить определенный процент, но некоторые банки предоставляют льготный период, когда средствами можно воспользоваться в рассрочку.
Понятие
Корпоративными считаются такие карты, которые привязываются к расчетному счету юридических лиц. Она может быть только дебетовой либо на ней может быть открыт допустимый кредитный лимит, в который может уходить организация.
Данная карта используется для оплаты имеющихся расходов у компании, образовавшихся в ходе ведения ею своей хозяйственной деятельности. К таким расходам могут быть отнесены:
- оплата накладных,
- оплата транспортных или расходов на командировки сотрудников,
- оплата представительских расходов,
- оплата выставленных счетов.
Однако она не может использоваться для следующих выплат:
- заработной платы своим сотрудникам,
- социальных выплаты.
Но с данной карты могут быть сняты и наличные средства. Таким образом, по ней легко сформировать отчет за любой период об имеющихся расходах компании.
Порядок оформления
Различные банки предоставляют разные интересные предложения по предоставлению корпоративных карт. Но порядок их оформления во всех кредитных организациях сводится к одному и тому же алгоритму. Порядок действий будет следующий:
- Организация должна подписать соглашение с банком о том, что у них будет открыт расчетный счет.
- Дополнительно подписывается соглашение о выпуске и определенном порядке обслуживания корпоративной карты. Здесь выбираются и прописываются основные условия обслуживания, дополнительные услуги, стоимость выбранного обслуживания и порядок оплаты.
- В соглашении о выпуске карты обязательно прописываются сведения обо всех сотрудниках, которые будут иметь доступ к пластику.
- Обязательно нужно создать доверенность на данных лиц о том, что данная компания доверяет им пользование выпущенными картами.
- Сами сотрудники компании, которые получат доступ к использованию пластика, должны написать заявления с просьбой о выпуске для каждого из них данных карт.
- Помимо этого, нужно предоставить стандартный пакет учредительных и организационных документов для открытия счета.
- После изменения своего расчетного счета каждая компания обязана уведомить об этом налоговые органы. На уведомление предоставляется 7 рабочих дней. Если данное требование не соблюсти в установленный срок, налоговые органы могут наложить штраф в размере 5 тысяч рублей.
Возможное количество выпущенных карт, привязанных к одному счету, устанавливается индивидуально каждым банком. Однако многие не ставят конкретные лимиты для привлечения наиболее крупных участников бизнеса.
Преимущества
С помощью использования таких карт организации получают множество преимуществ. Поэтому в последнее время они получают большую популярность среди представителей бизнеса. К основным плюсам использования корпоративного пластика можно отнести следующие моменты:
- Экономия времени сотрудников на получение денежных средств в компании для дальнейшего их использования на расходы хозяйственной деятельности организации.
- Отсутствует необходимость обналичивания денежных средств компании на хозяйственные расходы, экономятся средства на доставку и их хранение.
- Для поездок за границу не требуется открытие валютных счетов, покупка наличной валюты и декларирование ее при пересечении границы. Все средства списываются со счета с учетом конвертации по курсу, установленному банком на день списания средств со счета за границей.
- С помощью использования дополнительных сервисов, таких как установка лимита, можно в реальном времени контролировать затраты, осуществляемые уполномоченными лицами.
- С помощью подключенного мгновенного информирования о списании денежных средств можно получать своевременно информацию о произведенных расходах, а также о балансе счета. Также можно проводить анализ произведенных расходов за определенный период времени.
- С помощью владения данной картой организации могут обойти законодательство относительно наличных расчетов между юридическими лицами, превышающих 100 тысяч рублей по одному договору. Допускаются только безналичные переводы денежных средств, которые, как правило, осуществляются несколько рабочих дней. В этом случае денежные средства приходят мгновенно, а сама процедура перевода средств считается безналичным расчетом, поэтому не имеет законодательно установленных лимитов.
- Карта дает возможность осуществлять покупки через интернет, вводя необходимые данные карты.
- С данным пластиком сотрудники компании получают возможность иметь круглосуточный доступ к денежным средствам, а также возможность получения наличных средств в любое время суток.
- Существует возможность установки лимитов отдельно по каждому сотруднику, по группам, отделам, а также общий лимит на каждого из них.
- Хороший способ сохранить денежные средства от возможной утери, кражи или растраты средств. В любой момент руководитель компании может заблокировать пластик для определенного сотрудника или для всех.
- Данной кредиткой хорошо заменить чековую книжку.
- При отсутствии необходимых средств на счете есть возможность быстро получить кредитный заем у банка в установленном лимите, не оформляя для этого специальный запрос.
- Кроме этого, индивидуально различные банки могут предоставлять дополнительные бонусы и льготы своим клиентам.
За все это удовольствие обязательно придется платить. Однако расходы за обслуживание одной карты обычно сводятся к 1-3 тысячам рублей. А эти расходы бывают значительно ниже, чем заработная плата кассиру, который вынужден принимать денежные средства и выдавать их сотрудникам под отчет.
Отрицательные моменты
Пользователи данной банковской услуги уже выделили основные минусы, связанные с введением корпоративного пластика в своих организациях. К ним относятся следующие моменты:
- Если не установлены лимиты для каждого сотрудника, то возможен перерасход средств, так как работники имеют уверенность, что у них достаточно средств, и не стараются сэкономить там, где это можно.
- Не всегда бывает легко увидеть своевременно нецелевую растрату корпоративных средств сотрудниками. Но данную проблему легко можно решить, установив необходимый контроль над каждым списанием средств.
- Отсутствие льготного периода при открытом возможном кредитном лимите может привести к тому, что компания должна будет выплачивать высокие проценты за пользование средствами банка.
- Дополнительные расходы на обслуживание каждой выпущенной пластиковой кредитки.
- Сложности для бухгалтеров при расчете расходов, произведенных в валюте. Подача налоговой декларации требует документального подтверждения расходов при определенных видах налогообложения. В связи с этим суммы по чекам, полученным за границей, не будут совпадать с суммами по снятию средств из-за различного курса конвертации.
Эти незначительные минусы можно легко исправить, если в компании будут работать профессионалы своего дела, а также будет осуществляться своевременно контроль над всеми расходами, произведенными с корпоративной карты.
Сотрудники должны не только устно подтверждать растрату средств, но всегда предоставлять документальное подтверждение стоимости и необходимости произведенных расходов. В этом случае ни один сотрудник не рискнет потратить деньги компании на свои личные цели.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КРЕДИТНЫХ КАРТ
Понятие и сущность кредитных карт
Кредитная карта – это именной платежно-расчетный документ в виде пластиковой карточки, выдаваемый банком своим вкладчикам для безналичной оплаты ими товаров и услуг в розничной торговой сети, причем оплата происходит в счет краткосрочного кредита, взятого у банка.
Карточки являются персональными, на них указаны имя владельца и образец его подписи. На пластиковой карточке указан номер счета, предоставленного клиенту по карте. Лимит кредита по счету определен предварительно. Клиент ежемесячно получает от компании, выпускающей кредитные карточки, счет, который он должен полностью оплатить в течение установленного срока, т. е. выплатить кредитору предоставленный им кредит. Выплатить кредит можно двумя способами:
- 1) либо одной крупной суммой денежных средств для погашения всего займа,
- 2) или путем выплаты начисляемых процентов на ежемесячной основе (сумма кредита останется той же и на нее будут начисляться проценты, пока она не будет погашена).
Кредитные карты бывают двух видов:
- 1) кредитные карты, выданные торговыми учреждениями (например, универсальными магазинами)
- 2) и общецелевые кредитные карты, которые выдаются банками.
Кредитная карта по своей сути напоминает необеспеченный потребительский кредит: клиенту не нужно предоставлять собственность в залог кредитору как гарантию того, что кредит будет выплачен. При этом сумма кредита, предоставляемого клиенту, значительно ниже по сравнению с ипотечным кредитом или потребительским кредитом. Однако в случае невозврата кредита против клиента будет возбужден иск, проценты будут продолжать накапливаться. В результате клиент становится обладателем отрицательной истории кредита, которая резко снизит возможность получения какого-либо кредита в будущем.
Чтобы получить кредитную карту, нужно подтвердить банку сумму ежемесячного дохода и указать располагаемый доход (сумма остающаяся после выплаты всех месячных издержек).Как только клиент подтвердит, что у него имеется достаточно “свободных” денег для ежемесячной выплаты процентов по заемным средствам, финансовое учреждение откроет ему банковский счет, который будет связан с его картой и с которого будут совершаться платежи, и счет, на который он будет вносить деньги.
Оформление заявления на выдачу кредитной карты называется так: «платой за выпуск кредитной карты». Такая плата – это предварительно установленная сумма. Оформление заявления на выдачу кредитной карты обычно стоит недорого. Кроме того, держателю карты также, возможно, придется платить за обслуживание карты (на годовой основе) для поддержания счета и кредитной карты. Размер расходов зависит от банка, поэтому необходимо уточнить их величину, перед тем как подавать заявление на выдачу кредитной карты.
Кредитные карты предоставляют их держателю предварительно установленный лимит кредита, который оговаривается при оформлении заявления на получение кредитной карты. Как только происходит заем денежных средств (пусть даже небольшой суммы), на данную сумму начнут начисляться проценты согласно процентной ставке. Сумма кредита будет подлежать годовой ставке процента, которая будет выплачиваться на помесячной основе: это выплаты кредитору за предоставление вам его услуг.
Если пользователь кредитной карты не переносит баланс (должен сумму наличными), льготный период будет являться временным промежутком между датой операции и датой выставления счета, в течение которого проценты кредитором начисляться не будут. Стандартный льготный период обычно длится от 20 до 30 дней. Если льготы отсутствуют, финансовые затраты будут увеличиваться (расти или накапливаться в течение периода времени) в момент совершения покупки с помощью кредитной карты.
Люди, которые переносят баланс по своей кредитной карте, не пользуются льготным периодом, поэтому лучше сохранять положительный баланс, чтобы извлечь выгоду из беспроцентного периода. Размер прцентной ставки зависит от банка. Необходимо отметить, что банки част выставляют очень низкую и привлекательную начальную процентную ставку (допустим, на первые 6 месяцев), чтобы привлечь новых клиентов, а после окончания начального периода поднимают ставку – возможно, даже до размеров, превышающих размеры средних рыночных ставок.
Что такое корпоративная кредитная карта и как ей пользоваться
Расчеты с использованием пластиковых карт давно получили свою популярность в России. Удобство их заключается в том, что держатель может мгновенно в любой момент осуществлять любые платежи и переводы денежных средств по всему миру. А кредитные карты дают еще и дополнительное преимущество в том, что держатель такой кредитки может выполнить платеж или осуществить перевод средств не только своих, но и заемных банковских. За пользование кредитными средствами он впоследствии должен будет заплатить определенный процент, но некоторые банки предоставляют льготный период, когда средствами можно воспользоваться в рассрочку.
- Понятие
- Порядок оформления
- Преимущества
- Отрицательные моменты
Понятие
Корпоративными считаются такие карты, которые привязываются к расчетному счету юридических лиц. Она может быть только дебетовой либо на ней может быть открыт допустимый кредитный лимит, в который может уходить организация.
Данная карта используется для оплаты имеющихся расходов у компании, образовавшихся в ходе ведения ею своей хозяйственной деятельности. К таким расходам могут быть отнесены:
- оплата накладных;
- оплата транспортных или расходов на командировки сотрудников;
- оплата представительских расходов;
- оплата выставленных счетов.
Однако она не может использоваться для следующих выплат:
- заработной платы своим сотрудникам;
- социальных выплаты.
Но с данной карты могут быть сняты и наличные средства. Таким образом, по ней легко сформировать отчет за любой период об имеющихся расходах компании.
Порядок оформления
Различные банки предоставляют разные интересные предложения по предоставлению корпоративных карт. Но порядок их оформления во всех кредитных организациях сводится к одному и тому же алгоритму. Порядок действий будет следующий:
- Организация должна подписать соглашение с банком о том, что у них будет открыт расчетный счет.
- Дополнительно подписывается соглашение о выпуске и определенном порядке обслуживания корпоративной карты. Здесь выбираются и прописываются основные условия обслуживания, дополнительные услуги, стоимость выбранного обслуживания и порядок оплаты.
- В соглашении о выпуске карты обязательно прописываются сведения обо всех сотрудниках, которые будут иметь доступ к пластику.
- Обязательно нужно создать доверенность на данных лиц о том, что данная компания доверяет им пользование выпущенными картами.
- Сами сотрудники компании, которые получат доступ к использованию пластика, должны написать заявления с просьбой о выпуске для каждого из них данных карт.
- Помимо этого, нужно предоставить стандартный пакет учредительных и организационных документов для открытия счета.
- После изменения своего расчетного счета каждая компания обязана уведомить об этом налоговые органы. На уведомление предоставляется 7 рабочих дней. Если данное требование не соблюсти в установленный срок, налоговые органы могут наложить штраф в размере 5 тысяч рублей.
Возможное количество выпущенных карт, привязанных к одному счету, устанавливается индивидуально каждым банком. Однако многие не ставят конкретные лимиты для привлечения наиболее крупных участников бизнеса.
Преимущества
С помощью использования таких карт организации получают множество преимуществ. Поэтому в последнее время они получают большую популярность среди представителей бизнеса. К основным плюсам использования корпоративного пластика можно отнести следующие моменты:
- Экономия времени сотрудников на получение денежных средств в компании для дальнейшего их использования на расходы хозяйственной деятельности организации.
- Отсутствует необходимость обналичивания денежных средств компании на хозяйственные расходы, экономятся средства на доставку и их хранение.
- Для поездок за границу не требуется открытие валютных счетов, покупка наличной валюты и декларирование ее при пересечении границы. Все средства списываются со счета с учетом конвертации по курсу, установленному банком на день списания средств со счета за границей.
- С помощью использования дополнительных сервисов, таких как установка лимита, можно в реальном времени контролировать затраты, осуществляемые уполномоченными лицами.
- С помощью подключенного мгновенного информирования о списании денежных средств можно получать своевременно информацию о произведенных расходах, а также о балансе счета. Также можно проводить анализ произведенных расходов за определенный период времени.
- С помощью владения данной картой организации могут обойти законодательство относительно наличных расчетов между юридическими лицами, превышающих 100 тысяч рублей по одному договору. Допускаются только безналичные переводы денежных средств, которые, как правило, осуществляются несколько рабочих дней. В этом случае денежные средства приходят мгновенно, а сама процедура перевода средств считается безналичным расчетом, поэтому не имеет законодательно установленных лимитов.
- Карта дает возможность осуществлять покупки через интернет, вводя необходимые данные карты.
- С данным пластиком сотрудники компании получают возможность иметь круглосуточный доступ к денежным средствам, а также возможность получения наличных средств в любое время суток.
- Существует возможность установки лимитов отдельно по каждому сотруднику, по группам, отделам, а также общий лимит на каждого из них.
- Хороший способ сохранить денежные средства от возможной утери, кражи или растраты средств. В любой момент руководитель компании может заблокировать пластик для определенного сотрудника или для всех.
- Данной кредиткой хорошо заменить чековую книжку.
- При отсутствии необходимых средств на счете есть возможность быстро получить кредитный заем у банка в установленном лимите, не оформляя для этого специальный запрос.
- Кроме этого, индивидуально различные банки могут предоставлять дополнительные бонусы и льготы своим клиентам.
За все это удовольствие обязательно придется платить. Однако расходы за обслуживание одной карты обычно сводятся к 1-3 тысячам рублей. А эти расходы бывают значительно ниже, чем заработная плата кассиру, который вынужден принимать денежные средства и выдавать их сотрудникам под отчет.
Отрицательные моменты
Пользователи данной банковской услуги уже выделили основные минусы, связанные с введением корпоративного пластика в своих организациях. К ним относятся следующие моменты:
- Если не установлены лимиты для каждого сотрудника, то возможен перерасход средств, так как работники имеют уверенность, что у них достаточно средств, и не стараются сэкономить там, где это можно.
- Не всегда бывает легко увидеть своевременно нецелевую растрату корпоративных средств сотрудниками. Но данную проблему легко можно решить, установив необходимый контроль над каждым списанием средств.
- Отсутствие льготного периода при открытом возможном кредитном лимите может привести к тому, что компания должна будет выплачивать высокие проценты за пользование средствами банка.
- Дополнительные расходы на обслуживание каждой выпущенной пластиковой кредитки.
- Сложности для бухгалтеров при расчете расходов, произведенных в валюте. Подача налоговой декларации требует документального подтверждения расходов при определенных видах налогообложения. В связи с этим суммы по чекам, полученным за границей, не будут совпадать с суммами по снятию средств из-за различного курса конвертации.
Эти незначительные минусы можно легко исправить, если в компании будут работать профессионалы своего дела, а также будет осуществляться своевременно контроль над всеми расходами, произведенными с корпоративной карты.
Сотрудники должны не только устно подтверждать растрату средств, но всегда предоставлять документальное подтверждение стоимости и необходимости произведенных расходов. В этом случае ни один сотрудник не рискнет потратить деньги компании на свои личные цели.
Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться
Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.
Из этой статьи вы узнаете:
- Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
- Что такое корпоративная карта организации и как она работает
- Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
- Как пользоваться корпоративной картой
- Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
- Как пополнить корпоративную карту
- Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
- Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
- Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
- Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки
Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:
- Выдача наличных из кассы организации под отчет;
- Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
- Корпоративная банковская карта.
Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.
Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.
Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.
Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.
Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.
Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.
Как работает корпоративная карта
Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.
Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом
Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.
Как пользоваться корпоративной картой
Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.
Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.
Что можно оплачивать корпоративной картой
- Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
- — закупка товара, расчеты с поставщиками;
- — оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
- Командировочные и представительские расходы:
- — оплата счета в ресторане;
- — покупка билетов;
- — оплата проживания в гостинице;
- — аренда автомобиля;
- — суточные сотрудникам;
- — оплата услуг переводчика;
- Хозяйственные и накладные расходы:
- — покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
- — покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
- — оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
- — прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
- Транспортные расходы:
- — оплата бензина;
- — расходы на обслуживание служебного транспорта.
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:
- покупка товаров в личных целях;
- оплата заработной платы;
- оплата социальных платежей;
- погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.
Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.
За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.
Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.
В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.
Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.
Как пополнить корпоративную карту
Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.
Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.
Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.
- Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
- Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.
Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты
По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:
- истечения срока, на который выдавались деньги;
- возвращения из командировки;
- выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).
Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.
Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).
Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.
Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой
Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации
Корпоративная карта: кому и зачем она нужна
Что такое корпоративные карты
Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.
Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Корпоративная карта – разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.
4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.
6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.
Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.
Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.
Корпоративные карты бывают следующих видов:
Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.
Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.
Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).
Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.
Оформление корпоративных карт
Оформление корпоративных картПорядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.
Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.
Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.
При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.
Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.
Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?
| недостаточный контроль за расходованием сотрудниками средств с карты | |
| сложность возврата НДС по покупкам, совершенным с карты (нужны счета-фактуры) | |
| ничего не препятствует, пользуемся, очень удобно | |
| необходимость предоставления сотрудником бумажных подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) в бухгалтерию | |
| иные причины (укажите в комментариях к статье) | |
Использование корпоративных карт
Загрузка...